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发电子邮件需要遵循哪些礼节？

　　英文原文：Email Etiquette — Time to Review Yours?

　　「古典」的电子邮件，依然可以算得上是当前最普遍的交流方式之一。我指的并不是时事通讯类的电子邮件，而是日常商务型的那些邮件。电子邮件已经流行了很多年，虽然科技的发展也给予我们其他与他人交流的方式，但电子邮件依然是非常普遍的。

　　如果你只是有时候给亲友们写电子邮件，那么你或许从未想过要去改变你写电子邮件的习惯，毕竟这只是封电子邮件而已呀。是这样吗？当然不是。电子邮件在一定程度上代表了你个人或公司形象的外在延伸，所以现在我们就快速查验一下我们可以做出哪些改变，从而使电子邮件写得更漂亮。我（本文作者 Linda Coles）在文章中针对各项要素，给出了很多不同的讨论，有些观点更是完全相反的，这就要留给读者自行判断了。

　　「发件人」填的谁

　　当你最开始进行邮件偏好设置时，你也需要想好在「发件人」一栏中写什么比较合适。给自己发一封邮件，看看你当时是怎么设置的吧。姓名都写对了吗？风格是不是比较正式？单位名是不是需要加进去？

　　怎么写主题栏

　　主题应当简单明快。不要写言之无物的主题，因为如果有人需要就某个关键词搜索你之前发给他的邮件的话，主题突出将很有帮助。此外，如果你还处于和收件人建立联系的过程中，并且希望自己的邮件能在第一时间被对方点开阅读，那就一定得让邮件主题尽量简明。

　　别忘了打招呼

　　问候对方是一个很重要的部分！不要连个「某某先生/女士，你好」都不说就直奔主题。在当面交谈的时候，你肯定不会招呼不打就开始对话，那么在电子邮件里怎么就做不到咧？唯一例外，不用致以问候的情况是，如果你是两方邮件会谈者的中间转发者，而且这轮会谈已经来来回回好几遍，那就不需要加问候了。我个人比较喜欢在上午的头几封邮件里加上「早上好」，因为对方也有可能会早起读这封邮件。

　　长度很重要

　　在收件箱里的那些未读邮件可能是一些长邮件。我们所有人都不喜欢读长邮件，所以如果希望对方读你的邮件的话，就得把它写得简短些。如果可以，最好保持在 5 句左右，另外建议开门见山，直接说要点。这一做法也能展示你对对方时间的尊重。简而言之，简短明了的邮件可以让你更可能得到回信。

　　把握好语气

　　我们说了邮件要简短，但并不意味着邮件应该语气生硬。是的呢，应该尽早说重点，但是也要注意说话的语气。你可以在写完邮件后读一遍，如果感觉语气有些唐突，不妨加几句舒缓语气的话，或者来个 emoji 表情也不错（我知道有些人不喜欢用表情，但是笑脸的表情可以代替肢体语言，让收件人了解并感受到你想表达的语气）。如果邮件内容应该用强硬态度来表达，那还是打电话说好了。

　　在就某话题进行讨论时，千万别在你生气的时候发邮件。把邮件存到草稿箱里，等镇静下来后再编辑发送。在发送前给其他人看看，请他们提提意见也是极好的。

　　除非你跟对方很熟，否则讽刺绝对不会有什么好处。最好还是用平和的语气写邮件。

　　此外，要体现出你自己的特色。如果是推销邮件，不要单纯地复制粘贴邮件内容。邮件的发件人是你自己，而非空泛的公司名称。

　　文末标注地址

　　你有没有收到过写了一半，或者是错字百出的邮件？不妨在写完邮件正文后加上你的邮箱地址，这样能提醒自己不要在还没写完邮件时就点了发送键。在发送前，再三检查邮件内容、语气和其他部分，直到你满意为止。拼写检查功能可以在此时帮到你。