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如何在 macOS 上一键批量把 PPT 和 Word 文件转成 PDF

相信不少人都有或曾经有过需要将多个 PPT/Word 文件转为 PDF 的需求，可能是一堆 PPT 课件为了方便批注，也可能是一些 Word 文档为了方便阅读。每次只能打开一个文档，选择「另存为」，选「PDF」，点「保存」，关掉，再打开下一个文档，文档数目一多，整个过程就会变得很令人沮丧。

最近我研究了一下这个磨人的问题，制作了一个动作可以在不到 2 秒的时间将多个 PPT/Word 文件转为 PDF（下图为 LaunchBar 版本的演示）。

视频中我剪掉了转换过程中等待的时间，可以看到，每转换完成一个文件都会有通知，全部转换完成之后也会有通知。

要实现这样批量转换的效果，请先下载 LibreOffice ，然后从下面两个自动化动作中下载一个适合你电脑的：

LaunchBar 动作下载 :link:
Automator workflow 下载 :link:

两个动作的使用方式分别为：

LaunchBar 版：双击安装下载的动作，选中文件，用快捷键呼出 Instant Send，输入 convert to pdf （一般只需要前几个字母），选中对应动作并回车（效果如上方视频所示）；
Automator 版本：双击安装下载的 workflow，选中文件，右键，在「服务」里选择「convertoPDF」。

准备工作

想要进行批量转换，肯定要依赖于 Terminal 命令，然而 Microsoft Office 系列并不支持通过 Terminal 命令进行文件格式转换。经过一番搜索，找到了一个免费的开源软件 LibreOffice 。通过其官网下载 dmg 的方式安装最新版即可。

通过查看其 manual 可知执行格式转换的命令如下：

soffice --convert-to pdf filename

其中 filename 为待转换的文件。

如果想要批量转换，只需要 1. 将待转换文件放到一个文件夹 2. cd 到待转换的文件所在文件夹 3. 执行 soffice --convert-to pdf *.ppt 或者 soffice --convert-to pdf *.doc 即可

/* 是通配符，代替零个、单个或多个字符， /*.ppt 会匹配所有格式为 ppt 的文件，如果需要转换的文件中既有 ppt 又有 word 文件，可以通过 soffice --convert-to pdf * 来实现， /* 会匹配当前目录下所有文件。

到此为止已经实现了批量转换文件到 PDF 的工作，但是每次都要打开 Terminal， cd 到对应文件夹，复制粘贴命令，也有些麻烦，于是我通过制作 LaunchBar 动作的方式进一步简化。

LaunchBar 版动作

LaunchBar 的 Instant Send 功能使得 LaunchBar 可以直接对选中的文件运行脚本，不需要打开 Terminal。

在 LaunchBar 中，按下快捷键 ⌥Option - ⌘Command - E ，新建一个动作，贴上如下脚本，这里脚本语言我选择的是 Python。

#!/usr/bin/env python
#
# LaunchBar Action Script
#
import sys
import subprocess as sp
import os
import json
import shutil

my_env = os.environ.copy()
my_env["PATH"] = "/usr/local/bin:" + my_env["PATH"]
# Note: The first argument is the script's path

for arg in sys.argv[1:]:
        fileFolder = os.path.dirname(arg)
        new_file= os.path.basename(arg)
        my_command = ["soffice", "--convert-to", "pdf", arg, "--outdir", fileFolder]
        sp.check_output(my_command, env=my_env)
        my_command = ["osascript", "notification.scpt", new_file, "Conversion Finished"]
        sp.check_output(my_command, env=my_env)

my_command = ["osascript", "done.scpt", "All Finished!"]
sp.check_output(my_command, env=my_env)

for arg in sys.argv[1:]: 之前的代码负责导入库和声明环境变量， for arg in sys.argv[1:]: 之后是针对选中的每一个文件进行如下操作。值得注意的两条命令是：

my_command = ["soffice", "--convert-to", "pdf", arg, "--outdir", fileFolder]
my_command = ["osascript", "notification.scpt", new_file, "Conversion Finished"]

前者是格式转换的命令，注意这里加了 "--outdir", fileFolder 来指明输出的目录为所选文件所在目录，后者负责为每一个完成的文件发送通知。

这个动作到这里就制作完成了，操作起来也很简单：

选中文件；
长按 ⌘Command - 空格 或其他你自定义的快捷键，通过 Instant Send 功能发送到 LaunchBar；
输入 convert to pdf ，选中对应动作，回车即可。

如文章开头视频中所展示的，整个过程不到 2 秒，可以将格式各异的 Office 文件统一转换为 PDF。

Automator 版动作

为了方便没有 LaunchBar 的人使用，在这里制作了同一动作的 Automator 版本，相比 LaunchBar 的动作，目前无法针对每一个文件发送完成通知，只能全部完成之后发送一个通知。

下载这个 Automator workflow 后，具体操作如下：

在Automatic中新建一个 workflow，这里选择 Service，以便于选中文件之后右键在服务中找到这个 workflow

接着按照图片里标记的顺序来创建这个动作：

把「Service receives selected」这里改为「documents」，因为我们处理的对象是 office 文档；
应用环境选择 Finder；
添加一个动作「Get Selected Finder Items」，因为我们处理的对象是Finder里的文件；
添加运行脚本动作「Run Shell Script」并将语言选择为 Python，把「Pass Input」改为「as arguments」；
把下面的一段代码粘贴上去，注意这里的代码和上一节的完全一样，只是去掉了通知部分代码，因为我不清楚怎么把通知脚本内嵌到这个 workflow 里，只能采用别的方式弹出通知；
添加弹出通知动作「Display Notification」，标题和副标题可以自己选择；
保存 workflow，大功告成，我这里给这个 workflow 取的名字是「convertoPDF」。

#!/usr/bin/env python
#
import sys
import subprocess as sp
import os
import json
import shutil
my_env = os.environ.copy()
my_env["PATH"] = "/usr/local/bin:" + my_env["PATH"]
# Note: The first argument is the script's path
for arg in sys.argv[1:]:
        fileFolder = os.path.dirname(arg)
        new_file= os.path.basename(arg)
        my_command = ["soffice", "--convert-to", "pdf", arg, "--outdir", fileFolder]
        sp.check_output(my_command, env=my_env)

使用起来也很简单，选中需要转换的 Office 文档，右键，在服务里选择「convertoPDF」即可。